Законодавство
Уточнено порядок архівування нотаріальних документів під час воєнного стану
Набрав чинності наказ Міністерства юстиції України щодо приймання на зберігання державними нотаріальними архівами справ нотаріальних документів в умовах воєнного стану» від 27 лютого 2025 р. № 585/5.
Змінами до Положення про державний нотаріальний архів, затвердженого наказом від 18 травня 2009 р. № 870/5, зокрема уточнено, що архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву, в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України.
Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
– приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом від 22 грудня 2010 р. № 3253/5, крім документів, переданих/переміщених в умовах воєнного стану;
– приймає на зберігання документи нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом від 17 жовтня 2024 р. № 2994/5;
– приймає на зберігання справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру приватного нотаріуса, передані ним відповідно до наказу від 11 лютого 2025 р. № 356/5 «Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану»;
– приймає на тимчасове зберігання документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, переміщені приватним нотаріусом в умовах воєнного стану відповідно до Порядку тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, затвердженого наказом від 11 лютого 2025 р. № 356/5.
Архів приймає на зберігання від державних нотаріальних контор:
– документи після закінчення 10-річного строку їх зберігання у державній нотаріальній конторі у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством;
– заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати, що передані державною нотаріальною конторою протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану;
– документи, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом від 17 жовтня 2024 р. № 2994/5.
Архів приймає на зберігання (тимчасове зберігання) від приватних нотаріусів:
– документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у порядку та з дотриманням вимог, установлених Правилами;
– заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати, що передані приватним нотаріусом протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану;
– документи, передані в умовах воєнного стану відповідно до наказу від 11 лютого 2025 р. № 356/5 «Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану»;
– документи, переміщені в умовах воєнного стану відповідно до Порядку тимчасового переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса в умовах воєнного стану, затвердженого наказом від 11 лютого 2025 р. № 356/5.
При цьому архів має право вимагати від фондоутворювачів передавання на зберігання документів, сформованих відповідно до вимог, установлених Правилами, крім документів, переміщених в умовах воєнного стану.
Крім того, п. 15.9 розд. XV Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом від 22 грудня 2010 р. № 3253/5, доповнено новим абзацом.
Також зверніть увагу на Правові позиції Верховного Суду щодо кримінальних правопорушень, пов’язаних з війною, та збірник Воєнний стан. Всі нормативні матеріали, алгоритми дій, роз’яснення, корисні ресурси.
