Законодавство
Які документи будуть відхилятися в канцелярії суду
Наказом Державної судової адміністрації України була затверджена нова Інструкція, що вступає в законну силу з 01 січня 2020 року. Інструкція регулює питання діловодства в апеляційних і місцевих судах України. Визначаються правила поводження з документами з моменту прийому до передачі в архів (або знищення).
Як буде відбуватися процес ідентифікації документів
Кожен документ буде позначатися окремим і унікальним ідентифікатором, яким виступить штрих-код. Над ним вгорі документа буде наноситися літерно-цифрова інформація. У ній будуть відображені такі відомості як: код бази даних суду та унікальний ідентифікатор в ній, а також тип документа і юрисдикція. Справи з категорії кримінальних проваджень, переданих до суду після проведення досудового розслідування також будуть позначені окремим єдиним унікальним номером.
В судовому діловодстві передбачена можливість створення документів з тимчасовим терміном зберігання. Така документація може бути створена в електронному вигляді в тому випадку, якщо в суді є відповідне технічне обладнання. Термін зберігання тимчасових документів не може перевищувати 10 років.
Справи, нерозглянуті в судовому порядку і заяви, питання відкриття провадження за якими не вирішене, зберігаються в робочих кабінетах суддів. Те ж стосується залишених без розгляду заяв і справ, що вимагають усунення недоліків. Доступ сторонніх до такої документації суворо заборонений. Забезпечити безпеку їх зберігання потрібно, помістивши матеріали до сейфу. Винос заяв, скарг та іншої документації з будівлі суду забороняється.
Порядок прийняття і реєстрації документів
Канцелярія суду приймає і проводить реєстрацію вхідної документації в робочий час по буднях. Окремо розглядаються документи, що вимагають розгляду в обов’язковому порядку керівництвом суду. Так само виділяються з кореспонденції ті документи, які розглядаються апаратом суду. Реєстрації в АСДС (автоматизована система документообігу суду) підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи. До числа останніх відносяться доповідні записки, довідки, протоколи засідань та ін.
Реєстрації документи підлягають лише один раз. Ті, які надходять в робочий час, реєструються в той самий день. Виняток (на наступний день) являє собою кореспонденція, що надходить поза робочий час або на вихідних. До такої документації в АСДС додається коментар, що носить пояснювальний характер і містить інформацію про причини несвоєчасної реєстрації. Ті документи, які носять характер внутрішніх, реєструються в день підписання або прийняття рішення по ним.
Згідно з інструкцією є перелік документації, яка може бути відправлена до суду за допомогою факсимільного зв’язку або електронною поштою. Її передають за призначенням, але позначають дату прийому такого документа крім стандартної процедури реєстрації.
Відмова у прийнятті документації
Документація, яка надходить поштою, обов’язково повинна направлятись в суд з описом вмісту незалежно від того одна сторінка або кілька. У свою чергу відповідальний співробітник суду повинен упевнитися в цілісності конверта. При розпакуванні потрібно переконатися в тому, що вміст конверта відповідає опису. Є перелік кореспонденції, яка не підлягає реєстрації, в їх числі:
- Рекламні повідомлення (флаєри, листівки, плакати та ін.).
- Листи вітального характеру (листівки, запрошення).
- Друковані видання і документи особистого характеру.
- Документи, поверхня яких забруднена або має пошкодження такого характеру, які заважають визначити реквізити або ж зміст (повністю або частково).
Процедура реєстрації документів під час розгляду справи в суді
Реєстрація документів, що надійшли і мають відношення до матеріалів, які знаходиться у провадженні справи (одного або декількох) реєструються із зазначенням дати надходження. До цієї категорії відносяться і заяви про відвід. Якщо справа розглядається в день надходження матеріалів, то до реєстраційної процедури додається обов’язкова умова: додаткове зазначення часу надходження.
Штамп реєстрації проставляється на лицьовій сторінці документації, що надійшла до канцелярії суду. Вказується дата реєстрації, присвоєний реєстраційний номер і ставитися підпис того співробітника, який прийняв документацію. Додатково може виникати необхідність в зазначенні часу реєстрації.
У тому випадку, коли виникає необхідність обміну документацією між судами за допомогою використання електронної пошти, обов’язково вказується офіційні адреси судів, що здійснюють обмін.
Деякі документи не підлягають реєстрації в АСДС. До числа таких можна зарахувати процесуальні документи, що надходять з поміткою про вручення адресату з повідомленням. Вони просто долучаються до матеріалів кримінальної справи після проходження процедури реєстрації за стандартною формою.
Відповідальні співробітники отримали матеріали справ, що знаходяться на розгляді в суді, в день розгляду.
