МІНІСТЕРСТВО ОБОРОНИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

27.12.2023 № 780

Про затвердження Порядку взаємодії Міністерства оборони України із службою державного замовника – державним підприємством Міністерства оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” щодо здійснення оборонних закупівель під час дії правового режиму воєнного стану

Відповідно до пункту 3¹ Порядку планування, формування, особливості розміщення, коригування оборонних закупівель, здійснення контролю та звітування про їх виконання, а також оприлюднення інформації про оборонні закупівлі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 березня 2021 року № 363 “Питання оборонних закупівель”, з метою визначення особливостей взаємодії Міністерства оборони України та державного підприємства Міністерства оборони України “Агенці

я закупівель у сфері оборони” під час дії правового режиму воєнного стану в рамках організації та проведення закупівель

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок взаємодії Міністерства оборони України із службою державного замовника – державним підприємством Міністерства оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” щодо здійснення оборонних закупівель під час дії правового режиму воєнного стану, що додається.

2. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

Міністр оборони України

Р. Умєров

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства оборони України
№ 780 від 27.12.2023 р.

Порядок
взаємодії Міністерства оборони України із службою державного
замовника – державним підприємством Міністерства оборони України
“Агенція закупівель у сфері оборони” щодо здійснення оборонних
закупівель під час дії правового режиму воєнного стану

1.Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає особливості взаємодії Міністерства оборони України (далі – Міноборони) та державного підприємства Міністерства оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” (далі – Агенція) під час дії правового режиму воєнного стану в рамках організації та проведення закупівель, на здійснення яких уповноважено Агенцію.

1.2. Агенція здійснює оборонні закупівлі та укладає державні контракти (договори) на закупівлю товарів, робіт і послуг та інших пов’язаних послуг (зокрема логістичних, транспортних, митно-брокерських послуг, послуг із супроводження товарів, банківських послуг, обслуговування фінансових інструментів, зокрема акредитиву) (далі – інші пов’язані послуги) за бюджетними підпрограмами 2101020/3 “Тилове забезпечення (окрім закупівлі пально-мастильних матеріалів)”, 2101020/19 “Закупівля пально-мастильних матеріалів” бюджетної програми КПКВК 2101020, а також у разі виділення коштів з резервного фонду за відповідною бюджетною програмою (далі – бюджетна програма (підпрограми)).

1.3. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

– отримувач – військова частина, організація (установа, заклад), що визначені Міноборони для отримання товарів, робіт і послуг оборонного призначення, інших товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони, закуплених Агенцією;

– відповідальний за формування та виконання бюджетної програми (підпрограми) – структурний підрозділ Міноборони, визначений відповідальним за формування та виконання бюджетної програми (підпрограми);

– перелік та обсяги закупівель – визначений рішенням Міноборони перелік та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, інших товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони, закупівля яких передбачена за рахунок коштів, передбачених бюджетними підпрограмами, що доводиться відповідальними за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм), та планується закупити Агенцією.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України “Про публічні закупівлі”, “Про оборонні закупівлі”, Порядку планування, формування, особливості розміщення, коригування оборонних закупівель, здійснення контролю та звітування про їх виконання, а також оприлюднення інформації про оборонні закупівлі, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 03 березня 2021 року № 363- “Питання оборонних закупівель”, та у відповідних наказах Міністерства оборони України.

2. Фінансове забезпечення заходів служби державного замовника

2.1. Відповідальні за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм):

– у встановленому порядку передбачають бюджетні асигнування для фінансування Агенції за визначеними для одержувача бюджетних коштів кодами економічної класифікації видатків;

– протягом трьох робочих днів після доведення витягів з бюджетних розписів до Міноборони як головного розпорядника бюджетних коштів доводять обсяги бюджетних асигнувань з помісячним розписом до Агенції;

– доводять до Агенції перелік та обсяги закупівель за формою згідно з додатком 1 до Порядку;

після отримання уточнених обсягів видатків надають Агенції уточнені обсяги видатків за відповідними бюджетними підпрограмами протягом трьох робочих днів.

2.2. План використання бюджетних коштів Агенції (зміни до нього) погоджується заступником Міністра оборони України (згідно з розподілом обов’язків) після попереднього розгляду:

– органом управління, у функціональному управлінні якого знаходиться Агенція, – на предмет відповідності показників у Плані використання бюджетних коштів Фінансовому плану Агенції на відповідний рік;

– відповідальними за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм) – на предмет відповідності видатків розрахункам, які обґрунтовують показники видатків бюджету за відповідними бюджетними підпрограмами;

Департаментом фінансів Міністерства оборони України – на предмет відповідності Плану використання бюджетних коштів показникам витягів з розпису державного бюджету.

3. Повноваження Агенції

3.1. Агенція подає на погодження та затвердження Фінансовий план (зміни до нього) до органу управління, у функціональному управлінні якого знаходиться Агенція, у строки, передбачені Порядком складання, затвердження та контролю виконання фінансового плану суб’єкта господарювання державного сектору економіки, затвердженого наказом Міністерства економіки України від 02 березня 2015 року № 205 (у редакції наказу Міністерства економіки України від 13 липня 2022 року № 2076), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 19 березня 2015 року за № 300/26745.

3.2. Разом з поданням на погодження та затвердження Фінансового плану Агенція надає до органу управління, у функціональному управлінні якого знаходиться Агенція, інформацію, узгоджену з відповідальними за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм), щодо показників видатків, які плануються до здійснення Агенцією у розрізі:

– найменування товарів, робіт і послуг та інших пов’язаних послуг за державними контрактами (договорами);

– сум ввізного мита;

– сум непрямих податків, які не відшкодовуються;

– покриття витрат з утримання служби державного замовника, визначених Порядком використання державним підприємством Міністерства оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” коштів, передбачених у державному бюджеті для оборонних закупівель, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2023 року № 1142.

3.3. Агенція має право надавати відповідальним за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм) пропозиції щодо:

– потреби та обсягів видатків на наступний рік в частині здійснення закупівель за відповідною бюджетною програмою (підпрограмами);

– проєкту бюджетного запиту/пропозицій за бюджетною програмою КПКВК 2101020 в частині здійснення закупівель за відповідними бюджетними підпрограмами на підставі документів оборонного планування, державних цільових оборонних програм та граничних показників, затверджених Міністром оборони України за пропозиціями Бюджетної комісії Міністерства оборони України;

– проєкту паспорта бюджетної програми КПКВК 2101020 в частині здійснення закупівель за відповідними бюджетними підпрограмами;

– внесення змін до Державного бюджету України в частині збільшення (скорочення), перерозподілу видатків за бюджетною програмою КПКВК 2101020 в частині здійснення закупівель за відповідними бюджетними підпрограмами.

3.4. Фінансування заходів, які здійснюються Агенцією на виконання заходів, передбачених абзацом другим пункту 3 Порядку використання державним підприємством Міністерства оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” коштів, передбачених у державному бюджеті для оборонних закупівель, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 листопада 2023 року № 1142, відбувається відповідно до положень зазначеного Порядку та пункту 4.5.3 цього Порядку.

3.5. Агенція здійснює:

– взяття бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань, їх реєстрацію в органі Державної казначейської служби України та подання необхідних документів для здійснення відповідних видатків у межах виділених обсягів коштів;

– управління бюджетними коштами у межах встановлених їй бюджетних повноважень, забезпечуючи ефективне, результативне і цільове використання бюджетних коштів;

– організацію та ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової і бюджетної звітності у порядку, установленому законодавством.

3.6. Керівник Агенції забезпечує відповідно до вимог законодавства належне функціонування Агенції як служби державного замовника в частині здійснення закупівель за бюджетними підпрограмами та вживає на постійній основі всіх необхідних заходів, зокрема, але не виключно, шляхом:

– забезпечення цільового, ефективного і результативного використання виділених асигнувань;

– скорочення обсягів дебіторської заборгованості під час виконання державних контрактів (договорів), обмеження обсягів та термінів авансування, недопущення утворення простроченої дебіторської заборгованості;

– посилення контролю за станом виконання державних контрактів (договорів), а також цільовим використанням авансових платежів відповідно до умов державних контрактів (договорів);

– перевірки виконавців державних контрактів (договорів) на предмет їх діяльності у відповідній сфері та спроможності виконувати взяті зобов’язання;

– складання та подання у встановленому порядку звітної інформації; цільового та ефективного використання бюджетних коштів, які спрямовуються Агенцією на виконання функції служби державного замовника для здійснення закупівель за бюджетними підпрограмами, та виконання державних контрактів (договорів) на закупівлю за відповідними бюджетними підпрограмами, своєчасного складання й подання в установленому порядку Міноборони або його уповноваженим підрозділам фінансово-економічних, розрахунково-платіжних і звітних документів та їх достовірність.

4. Планування, організація та проведення закупівель

4.1. Перелік та обсяги закупівель (зміни до них), а також вимоги до предмета закупівлі доводяться до Агенції відповідальними за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм), з урахуванням нагальності потреби.

4.2. Організація та здійснення закупівель передбачає такі ключові етапи:

– планування закупівель та підготовка до проведення закупівель; проведення закупівель;

– укладення державного контракту (договору); постачання предмета закупівлі;

– оформлення передачі предмета закупівлі та звітних документів; надання інформації (звітності) Міноборони.

4.3. Планування закупівель та підготовка до проведення закупівель

Агенція проводить попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитує та отримує рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися Агенцією під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення принципів здійснення закупівель та дискримінації учасників. Консультації з ринком можуть проводитися через електронну систему закупівель шляхом надсилання запитів Агенцією та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Проведення попередніх ринкових консультацій Агенцією не вважається участю суб’єктів господарювання у підготовці вимог до тендерної документації (оголошення).

4.4. Проведення закупівлі

Агенція проводить закупівлі на підставі Переліку та обсягів закупівель, отриманих від відповідальних за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм).

4.5. Укладення державного контракту (договору)

4.5.1. Агенція в установленому законодавством порядку здійснює перерахування бюджетних коштів зі свого рахунку, відкритого в органах Державної казначейської служби України:

4.5.2. Попередня оплата за державними контрактами (договорами) здійснюється з урахуванням положень бюджетного законодавства у рамках укладених державних контрактів (договорів) та в порядку, визначеному Міноборони.

4.5.3. Укладання Агенцією державного контракту (договору) відбувається за результатами проведення закупівель в установленому законодавством порядку.

на рахунки постачальників (виконавців) таких державних контрактів (договорів), відкриті в органах Казначейства та/або у банках, з урахуванням положень бюджетного законодавства у розмірі, визначеному умовами державних контрактів (договорів);

на відповідний рахунок у державному банку, в якому відкрито валютний рахунок на її ім’я, для купівлі іноземної валюти з метою оплати вартості товарів, робіт і послуг, що закуповуються за зовнішньоекономічними контрактами (договорами);

на рахунок, відкритий на її ім’я в державному банку для покриття витрат з утримання служби державного замовника в розмірі, що становить 0,4 відсотка суми державних контрактів (договорів) щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, укладених Агенцією, але не більше 250 млн гривень на рік.

Перерахування бюджетних коштів для покриття витрат з утримання служби державного замовника здійснюється у такому порядку:

0,1 відсотка суми укладених державних контрактів (договорів), в наступному місяці після місяця, в якому такі державні контракти (договори) було укладено;

0,3 відсотка вартості поставлених та прийнятих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, в наступному місяці після місяця, в якому відвантажено товари, виконано роботи, надано послуги на підставі наданих Агенцією звітів про відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг та підтвердних актів приймання-передачі товарів, робіт і послуг, актів приймання-передачі етапів незавершеного будівництва.

У разі повного чи часткового невиконання зобов’язань за державним контрактом (договором) Агенція протягом 15 календарних днів (за державними контрактами (договорами), укладеними з резидентами України) та 45 календарних днів (за зовнішньоекономічними контрактами) забезпечує наявність залишку відкритих асигнувань на своєму рахунку в органі Державної казначейської служби України, за винятком коштів, витрачених на розрахунки за державним контрактом (договором) за виконане постачання товарів, виконання робіт і надання послуг, та документально підтверджених витрат, пов’язаних із виконанням функцій служби державного замовника за таким державним контрактом (договором).

У разі якщо зазначені бюджетні асигнування були спрямовані Агенції: у поточному році – відповідальний за формування та виконання бюджетної програми (підпрограми) забезпечує подання до Департаменту фінансів Міноборони розподілу на фінансування для коригування відкритих асигнувань; у попередні роки – Агенція забезпечує перерахування бюджетних коштів до Державного бюджету України.

Агенція в установленому законодавством порядку здійснює перерахування бюджетних коштів (в іноземній валюті) зі свого рахунку, відкритого на її ім’я в державному банку, на рахунки постачальників (виконавців) за зовнішньоекономічними контрактами (договорами) з метою оплати вартості товарів, робіт і послуг за такими контрактами (договорами).

4.6. Постачання предмета закупівлі

4.6.1. Постачання товарів, робіт і послуг здійснюється в порядку, визначеному умовами державного контракту (договору), на підставі актів приймання-передачі товарів, робіт і послуг, актів приймання-передачі етапів незавершеного будівництва, підписаних між постачальником (виконавцем), Агенцією і отримувачем, визначеним Міноборони.

4.7. Оформлення передачі предмета закупівлі та звітних документів

4.7.1. Оформлення передачі предмета закупівлі та звітних документів здійснюється з дотриманням вимог законодавства України та внутрішніх розпорядчих документів Агенції тощо.

4.7.2. Отримувач, визначений державним замовником, здійснює приймання предмета закупівлі з перевіркою відповідності кількості, комплектності та якості предмета закупівлі умовам державного контракту (договору) у встановленому порядку.

4.7.3. Передача товарів, приймання виконаних робіт і наданих послуг здійснюється на підставі первинних документів, зокрема актів приймання- передачі товарів, робіт і послуг:

– підписаних між постачальником (виконавцем), Агенцією і отримувачем, визначеним державним замовником, без переходу права власності на них до служби державного замовника, на суму вартості товарів, робіт і послуг за державним контрактом (договором), які посвідчують факт господарської операції.

При цьому склад вартості товарів, робіт і послуг включає:

– суму, що сплачується згідно з державним контрактом (договором) постачальнику (виконавцю) за товари, роботи і послуги;

– суму ввізного мита (за наявності);

– суму непрямих податків, які не відшкодовуються (за наявності);

– суму, що сплачується за надання інших послуг, безпосередньо пов’язаних з придбанням товарів за державними контрактами (договорами), вартість яких, відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, підлягає включенню до первісної вартості предметів закупівлі (за наявності).

Контроль за якістю товарів, робіт і послуг здійснюється відповідно до умов державних контрактів (договорів) та положень законодавства.

4.7.4. Протягом семи робочих днів після передачі предмета закупівлі отримувачу, що підтверджено підписаними актами, відповідно до пункту 4.7.3 цього Порядку, Агенція подає до органів Державної казначейської служби України необхідні первинні документи для взяття на облік бюджетних фінансових зобов’язань та/або погашення дебіторської заборгованості або зміни терміну її погашення.

Датою виконання зобов’язань відповідно до актів, зазначених у пункті 4.7.3 цього Порядку, є дата накладення підпису останнім з підписантів такого акта.

4.7.5. Для забезпечення виконання вимог у сфері здійснення валютних операцій, валютного регулювання і валютного нагляду за окремими операціями з імпорту товарів Агенція подає до уповноваженого банку документи, необхідні для завершення здійснення банком валютного нагляду, або інформацію про наявність висновку центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері економічного розвитку, виданого на продовження граничних строків розрахунків, установлених Національним банком України.

Відповідальність за вчасне завершення уповноваженим банком валютного нагляду за дотримання граничних строків розрахунків за державними контрактами (договорами), укладеними Агенцією з постачальниками- нерезидентами, а також за своєчасне отримання висновку центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері економічного розвитку, щодо продовження встановлених Національним банком України граничних строків таких розрахунків (за потреби) покладається на Агенцію.

4.7.6. У разі виявлення отримувачем під час приймання предмета закупівлі невідповідностей щодо якості, кількості та комплектності товарів/ послуг/робіт отримувач повідомляє про них Агенцію для здійснення нею заходів щодо усунення постачальниками/виконавцями виявлених невідповідностей згідно з умовами державних контрактів (договорів).

У разі виявлення отримувачем протягом гарантійного строку невідповідностей, які відносяться до гарантійних випадків, отримувач повідомляє про них Агенцію для здійснення нею заходів відповідно до процедур пред’явлення та задоволення рекламацій (претензій), передбачених державним контрактом (договором).

5. Претензійна та позовна робота

Претензійна та позовна робота здійснюється Агенцією відповідно до умов державного контракту (договору), пункту 4.7.6 цього Порядку та з урахуванням вимог законодавства України.

6. Звітування

За результатами проведення закупівель Агенція через Департамент політики закупівель Міністерства оборони України подає:

– щотижнево – інформацію про стан проведення закупівель, укладених державних контрактів (договорів) та стан виконання взятих зобов’язань;

– за результатами діяльності у І кварталі 2024 року до 15 квітня 2024 року – звіт за результатами діяльності;

– щороку до 1 грудня – звіт за результатами діяльності;

– щороку та щомісячно до 5 числа місяця, що настає за звітним, відповідальним за формування та виконання бюджетної програми (підпрограм), та до органу управління, у функціональному управлінні якого знаходиться Агенція, – звіти про хід виконання закупівель та укладені державні контракти (договори) за результатами проведених закупівель і про відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг, за формою, згідно з додатком 2 до Порядку.

Тимчасово виконуючий обов’язки начальника Управління корпоративної політики

О. Коломієць

Додаток 1
до Порядку взаємодії Міністерства оборони України із службою
державного замовника – державним підприємством Міністерства
оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” щодо
здійснення оборонних закупівель під час дії правового режиму
воєнного стану

ЗАТВЕРДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
___________________________
«___» __________ 20__ року

Перелік та обсяги закупівель
товарів, робіт і послуг за рахунок коштів, передбачених бюджетною підпрограмою КПКВК 2101020/
для закупівлі державним підприємством Міністерства оборони України
“Агенція закупівель у сфері оборони” на 20 __рік

№ з/п	Очікуваний строк початку процедури закупівлі	Інформація про предмет закупівлі					Орієнтовна ціна за одиницю предмета закупівлі, грн	Примітки
		повне найменування визначеного предмета закупівлі	код згідно з національним класифікатором України ДК 021:2015	код згідно з КЕКВ і КПКВК	одиниці виміру	кількість (обсяг) товару
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Керівник структурного підрозділу «___» ___________20__ року

Додаток 2
до Порядку взаємодії Міністерства оборони України із службою
державного замовника – державним підприємством Міністерства
оборони України “Агенція закупівель у сфері оборони” щодо
здійснення оборонних закупівель під час дії правового режиму
воєнного стану

Звіт
про укладені державні контракти (договори) за результатами проведених закупівель
та про відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг за період

№ з/п	Інформація щодо предмета закупівлі відповідно до переліку та обсягів закупівель				Державний контракт (договір)
	№ з/п переліку та обсягів закупівель	Найменування предмета закупівлі, зазначене у переліку та обсягах закупівель	Одиниця виміру (од., шт., к-т, к-с)	Кількість, відповідно до переліку та обсягів закупівель	№	Дата	Виконавець	Предмет закупівлі	Країна виробництва предмета закупівлі	Кількість	Ціна за одиницю (гривень), орієнтовна	Ціна за одиницю у валюті державного контракту (договору)		Загальна вартість (гривень), орієнтовна
												ціна за одиницю	валюта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Продовження додатка 2

Державний контракт (договір)																	Примітки
Загальна вартість у валюті державного контракту (договору)		Термін постачання		Сплачено виконавцю (гривень)			Дебіторська/ кредиторська заборгованість на звітну дату, гривень	ПОСТАЧАННЯ						Очікувані строки постачання непоставленого предмета закупівлі		Фінансові зобов’язання в поточному році
				РАЗОМ	у попередніх роках	у поточно му році		РАЗОМ		у попередніх роках		у поточному році
Загальна вартість	Валюта	Кількість	Строк					Кількість	На суму (гривень)	Кількість	На суму (гривень)	Кількість	На суму (гривень)	Кількість	Строк
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	32	33