Законодавство
Тимчасове переміщення документів приватного нотаріуса оформлюється наказом з адміністративно-господарських питань
Набрав чинності наказ Міністерства юстиції України «Деякі питання організації нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства приватних нотаріусів в умовах воєнного стану» від 11 лютого 2025 р. № 356/5.
Затвердженим Порядком, зокрема унормовано, що в умовах воєнного стану в разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, робоче місце (контора) якого розташовано в межах територій можливих/активних бойових дій/активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 р. № 309, для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій, приватним нотаріусом за наявності можливості приймається рішення про тимчасове переміщення документів його нотаріального діловодства та архіву.
Читайте також: Правомірною є відмова приватного нотаріуса у видачі свідоцтва про право на спадщину за заповітом, який оскаржується в судовому порядку
Рішення про тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса оформлюється шляхом видання наказу приватного нотаріуса з адміністративно-господарських питань.
Залежно від безпекової ситуації допускається тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса частинами або частково.
Приватний нотаріус здійснює тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву:
1) до будь-якого державного нотаріального архіву, визначеного територіальним органом Міністерства юстиції України, у межах областей, на які поширюється компетенція такого територіального органу Міністерства юстиції України, або визначеного іншим територіальним органом Міністерства юстиції України незалежно від підпорядкованості йому нотаріального округу, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, що здійснює таке переміщення;
2) до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України;
3) до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору схову;
4) до приміщення, яке є робочим місцем (конторою) будь-якого приватного нотаріуса, на підставі укладеного договору про заміщення в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України та до компетенції якого належить нотаріальний округ, в межах якого здійснює нотаріальну діяльність приватний нотаріус, який має намір здійснити вказане тимчасове переміщення.
Приватний нотаріус здійснює тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву на строки, встановлені цим Порядком.
Тимчасовому переміщенню підлягають:
– справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;
– справи з кадрових питань;
– справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені;
– незакінчені спадкові справи;
– облікові документи та довідковий апарат до справ (журнали, книги, описи тощо).
Кількість справ нотаріальних документів, що підлягатимуть тимчасовому переміщенню, визначається приватним нотаріусом самостійно.
Приватний нотаріус з метою запобігання знищенню чи пошкодженню документів його нотаріального діловодства та архіву, що підлягають тимчасовому переміщенню, самостійно укладає їх у мішки, картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання, які опломбовує своєю печаткою.
До кожного елемента пакування прикріплюється ярлик з обов’язковим зазначенням інформації, що дає змогу ідентифікувати, якому приватному нотаріусу вказані документи та архів належать: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) приватного нотаріуса, нотаріальний округ, номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, індекси справ відповідно до типової номенклатури справ приватного нотаріуса та роки, в яких ці справи заведені.
Ярлики повинні забезпечувати збереження нанесеної на них інформації протягом усього часу перевезення та зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса.
Залежно від безпекової ситуації для транспортування документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у разі потреби залучаються (за згодою) територіальні органи Міністерства юстиції України, військові адміністрації, державні адміністрації, органи місцевого самоврядування, Нотаріальна палата України та регіональні відділення Нотаріальної палати України, громадські організації, благодійні фонди, волонтери тощо.
Після припинення обставин, що спричинили тимчасове переміщення документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса, приватний нотаріус переміщує такі документи до свого робочого місця (контори), про що невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів, письмово (в тому числі шляхом надсилання повідомлення електронною поштою, підписаного власним кваліфікованим електронним підписом) повідомляє відповідний(ні) територіальний(ні) орган(ни) Міністерства юстиції України.
Також зверніть увагу на Правові позиції Верховного Суду щодо кримінальних правопорушень, пов’язаних з війною, та збірник Воєнний стан. Всі нормативні матеріали, алгоритми дій, роз’яснення, корисні ресурси.
