В школах уводять нове діловодство

Набрав чинності наказ Міністерства освіти і науки України «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти» від 25 червня 2018 р. № 676.

Заклади середньої освіти мають розробити свої внутрішні інструкції щодо ведення діловодства, згідно з якими, зокрема, можуть створюватися документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання лише в електронній формі. Створення електронних документів має відбуватися з дотриманням Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» та наказу Мінюсту від 11 листопада 2014 р. № 1886/5.

Вказано, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати ДСТУ 4163-2003 від 07 квітня 2003 р. № 55, а назви документів мають відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98 від 31 грудня 1998 р. № 1024.

Погодження документів має здійснюватися відповідно до вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, а сам гриф розміщуватися нижче реквізиту «Підпис» та включати слово «ПОГОДЖЕНО» (без лапок), назву посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу), підпис, ініціали і прізвище, дату погодження. Затвердження документа здійснюється за таким самим принципом.

Затверджено також, що наказ оформлюється на бланку наказу закладу, а його зміст стисло викладається в заголовку.

Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів складається з 2-х частин – констатуючої (мета видання наказ) і розпорядчої.

Накази мають нумеруватися в порядку їх видання в межах календарного року, а накази з основної діяльності, руху учнів, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу через дефіс має бути додано їх літерна відмітка (наприклад № 2-г, № 2-у).

Відповідно, Інструкція також регулює видання протоколів, листів, актів, вимог щодо них, ведення номенклатури справ та їх формування, опису документів тощо.

Визначено, що документи в закладі освіти реєструватимуться централізовано незалежно від способу їх створення, одержання, тощо. Може застосовуватися автоматизована форма реєстрації документів з використанням спеціальних комп’ютерних програм. Реєстрація має здійснюватися відповідно до Правил організації діловодства (від 18 червня 2015 р. № 1000/5).

Реєстрація документів повинна відбувається лише 1 раз:

• вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;
• створювані – у день підписання або затвердження.

Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

Поділитися

Твітнути