Законодавство
Оновлено порядок ведення е-реєстру апостилів
Набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 4 листопада 2015 р. № 890» від 25 липня 2024 р. № 853.
Серед іншого, новою редакцією Порядку, затвердженого постановою від 4 листопада 2015 р. № 890, визначено процедуру функціонування Електронного реєстру апостилів та наповнення його відомостями про проставлення спеціальної відмітки «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, засвідчуються справжність підпису, в якій якості виступала особа, що підписала документ та автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.
Читайте також: Як проставити апостиль у разі перебування заявника за кордоном? (роз’яснення Міністерства юстиції України)
Зокрема передбачено, що апостиль, що проставляється з використанням програмних засобів Реєстру, є електронним документом, створеним за зразком, встановленим Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, та оформленим відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
Візуальна форма апостиля на папері відображає дані, що містяться в електронному апостилі, а також відомості (реквізити) кваліфікованого електронного підпису посадової особи компетентного органу, яка проставила апостиль, та кваліфікованої електронної печатки компетентного органу.
Ведення Реєстру передбачає:
1) формування та/або реєстрацію заяв про проставлення апостиля;
2) виготовлення та/або долучення до заяв про проставлення апостиля сканованих копій документів, на яких проставляється апостиль;
3) передачу документів для проставлення апостиля між компетентними органами та суб’єктами, визначеними такими органами, що забезпечують прийняття та видачу документів, на яких проставляється апостиль;
4) пошук відомостей про зареєстровані заяви про проставлення апостиля, проставлені апостилі, зразків підписів, відбитків печаток та/або штампів;
5) проставлення апостиля на офіційному документі шляхом створення електронного документа відповідно до зразка, встановленого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;
Читайте також: Свідок та рукоприкладник під час оформлення заповіту виконують абсолютно різні функції та не можуть бути ототожнені
6) формування та присвоєння реєстрового номера апостиля;
7) формування повідомлення про відмову в проставленні апостиля;
8) надання відомостей про проставлені апостилі;
9) наповнення зразками підписів посадових осіб та відбитків печаток компетентних органів, зразками підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразками відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, відомостями про сертифікати відкритих ключів;
10) електронну інформаційну взаємодію з Єдиним державним вебпорталом електронних послуг, національними електронними інформаційними ресурсами та іншими інформаційно-комунікаційними системами засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта».
Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують: автоматичне формування та присвоєння реєстрового номера апостиля, реєстрового номера повідомлення про відмову в проставленні апостиля, реєстрового номера заяви про проставлення апостиля; автоматичне присвоєння дати проставлення апостиля, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, реєстрації заяви про проставлення апостиля; формування та реєстрацію заяв про проставлення апостиля; автоматизацію та контроль процесів проставлення апостиля; захист відомостей, що містяться у Реєстрі, від несанкціонованих дій; оновлення, архівування та відновлення відомостей, внесених до Реєстру, їх пошук; документальне відтворення процедури проставлення апостиля; надання відомостей про проставлений апостиль з відображенням документа чи сканованої копії документа (для документа, створеного в паперовій формі), на якому проставлено такий апостиль; формування контрольного коду перевірки апостиля.
Реєстрові номери, що автоматично формуються та присвоюються програмними засобами Реєстру, є унікальними номерами, які складаються з цифр, що утворюються з чисел натурального ряду в будь-яких комбінаціях і не повторюються в Реєстрі у межах нумерації апостилів, заяв про проставлення апостиля.
Дія цього Порядку поширюється на центральні органи виконавчої влади, визначені п. 1 постанови від 18 січня 2003 р. № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», що відповідно до законодавства проставляють апостилі з використанням Реєстру.
Також зверніть увагу на Правові позиції Верховного Суду щодо кримінальних правопорушень, пов’язаних з війною, та збірник Воєнний стан. Всі нормативні матеріали, алгоритми дій, роз’яснення, корисні ресурси.
